Beberapa Tips untuk Menjaga Produktivitas Kerja (Some Tips for Maintaining Work Productivity)

Saya sedang menyusun rencana harian ketika ide untuk tulisan kali ini muncul di benak saya. Siapa sih yang tidak ingin bekerja secara produktif dan menyelesaikan semua tugas yang sudah direncanakan? Tidak sekadar selesai, tapi selesai dengan baik dan tidak ada waktu yang terbuang percuma. Meski begitu, masih banyak orang yang merasa tidak mampu bekerja dengan maksimal dan selalu kekurangan waktu setiap hari. Apakah kamu merasakan hal serupa? 

I was in the midst of making my daily plans when the idea for this blog post popped in my head. Most people want to work productively and be able to complete all tasks that they’ve planned. It’s not only about crossing off tasks on a to-do list, it’s about working properly and making the best of the hours that we have in one day. Nevertheless, some people still think they can’t be productive and 24 hours in a day is not enough for them. Are you feeling this way too?

Kalau jawaban kamu “ya”, baca deh tips di bawah ini yang belakangan ini selalu saya lakukan dan terbukti sangat membantu saya dalam bekerja dan mengatur waktu. Semoga bermanfaat, ya! 🙂

If you answer “yes”, then it’s time for you to check out the following tips that I’ve implemented myself and have proven to be tremendously helpful in managing my time and completing my daily work. Hope you find these tips useful! 🙂

Hal pertama yang selalu saya lakukan adalah membuat jadwal mingguan, dan SELALU melihat jadwal itu SETIAP HARI. Ada banyak media yang bisa digunakan untuk mencatat jadwal, seperti buku agenda, buku catatan biasa, atau di kalender cetak, bahkan kalender digital yang biasanya sudah ada di ponsel atau komputer. Saya lebih suka mencatat di aplikasi dan kalender bawaan di ponsel dan komputer. Jadi, di mana pun saya berada, saya tetap bisa mengakses jadwal saya. 

The first thing that I always do is to plan my week ahead, and I ALWAYS refer back to it EVERYDAY. You can plan your week using any tools available around you, like a planner, a simple notebook, or a calendar, even the digital calendar that’s built in your smartphone or computer. I prefer using digital calendar so I can access my schedule from anywhere. 

Kedua, PATUHI jadwal yang sudah dibuat. Ini salah satu hal yang dulu tidak saya lakukan. Saya heboh sendiri menuliskan semua rencana dan daftar tugas yang akan saya lakukan, tapi eh tapi, setiap hari saya tidak pernah menengoknya. Jangankan ditengok, ingat aja gak, hehehe. Hasilnya? Saya perch lupa mengirim invoice ke satu klien. Fiuh… Untunglah klien saya ini baik dan mengingatkan saya untuk mengirim invoice segera. Selain itu, saya juga jadi merasa waktu saya terbuang percuma. Mengapa? Karena saya tidak mematuhi jadwal yang sudah saya buat sendiri. Jadi, seharian saya sibuk mengerjakan hal-hal lain (ehem, maksud saya membuka Instagram, Facebook, dan Twitter sambil berkhayal gak jelas) yang membuat saya terlena dan akhirnya menghabiskan waktu berjam-jam tanpa menghasilkan apa-apa. Sakitnya tuh di sini (tepok jidat)!  

The second tips is to FOLLOW the schedule. I was guilty of never checking my planner for the weekly plans that I made. I could get so excited when planning everything, but in the end I never even glanced at them afterwards. What happened then? I once forgot to send an invoice to a client. Thankfully, this client sent me a reminder to send it ASAP. Phew… The other problem that came up was that I felt like I was wasting my precious time. Why? Because I didn’t do what I  had planned and ended up doing useless things instead (uhm, I mean checking Instagram, Facebook, and Twitter and scrolling mindlessly). I could spend hours doing this without being aware of the time. Oh boy, what a waste… 

Kemudian, tips ketiga adalah membatasi daftar tugas yang akan dikerjakan setiap hari, maksimal lima. Mungkin ini hanya berlaku bagi saya ya, tapi dengan lima hal di daftar tugas, saya jadi bisa lebih fokus menyelesaikan semuanya sampai jam kerja saya untuk hari itu berakhir. Jadi, saya jarang menggeser tugas ke hari lain atau tidak berhasil menyelesaikan semua tugas. Ingat, tidak semua orang sama dalam hal ini. Ada yang bisa menyelesaikan sepuluh tugas dalam sehari, ada yang hanya bisa mengerjakan tiga hal, atau bahkan cuma satu. Tidak masalah, sesuaikan saja dengan kemampuan kita masing-masing. Kalaupun tidak berhasil mengerjakan semuanya, jangan berkecil hati atau merasa gagal. Wajarlah, kita manusia dan terkadang merasa lelah atau bosan. Oleh sebab itu, selalu sesuaikan dengan kemampuan kita masing-masing.

My third tips is to limit what you plan for the day, five tasks is the most. Well, maybe this applies only to me, but by limiting the number of tasks, I can focus in finishing them all until my working hours end for that day. As the result, I rarely reschedule my tasks or fail to complete them. Please remember also that to each his own. You might want to adjust the tasks to meet your personal needs, in a way that’s most suitable and feasible. 

Selanjutnya, tips saya adalah membagi satu pekerjaan menjadi tugas-tugas kecil. Misalnya, kalau mau memperbarui CV, saya akan membuat daftar centang berisi apa saja yang yang akan diperbarui. Daftarnya bisa saja  seperti ini:

• Memperbarui font 
• Membuat deskripsi keahlian baru
• Memasukkan pengalaman kerja terbaru
• Menghapus pengalaman kerja yang tidak relevan lagi dengan pekerjaan saat ini

Jadi, ketika duduk di depan komputer dan akan mulai memperbarui CV, saya tahu apa saja yang akan dilakukan, alih-alih bengong dan tidak tahu harus mulai dari mana. Atau malah CV saya jadi berantakan karena disunting sana-sini tanpa arah yang jelas 😉 

Next, I always make sure I cut off big tasks into small chunks. For example, when I need to update my CV, I’ll make a check list of what aspects that need updates. The list may look like this:

• updating font
• Write new description for my skills
• List the latest professional experience or projects
• Delete all irrelevant experience

When I’m ready and seated in front of my computer, I already have a clear picture of what to do first and next and so on, instead of staring at my screen not knowing where to start. Or worse, my CV will end up being a mashed up document because of random edits here and there. Yikes! 

Tips saya berikutnya adalah MATIKAN atau SENYAPKAN notifikasi di HP dan komputer dan tentukan waktu yang kita perlukan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan, dan jangan lakukan hal lain selain bekerja dan fokus untuk menyelesaikannya. Saya biasanya menyetel timer untuk membantu mengingatkan waktu. Dulu, saya selalu merasa geli tiap membaca artikel yang menyebutkan penggunaan timer saat bekerja. Tapi setelah saya coba sendiri beberapa waktu lalu, saya terkejut sendiri. Dengan semua notifikasi digital dimatikan dan timer terpasang, saya berhasil menyelesaikan satu terjemahan sebanyak dua halaman sesuai waktu yang sudah saya tentukan! Biasanya? Hm, tiap ada bunyi email masuk atau notifikasi WA di HP, saya langsung meraih HP dan membukanya. Ujung-ujungnya, setengah jam habis hanya untuk membaca dan membalas pesan WA, belum lagi menengok Instagram sebentar dan scrolling tiada henti 😦 Memang, ini intinya adalah disiplin diri sendiri. Kalau mau kerja dengan baik dan produktif, ya harus berani memberi batasan kepada diri sendiri. 

My next tips is to TURN OFF all notifications on your phone or computer, or at least turn on the SILENT MODE, and set the amount of time you think is required to finish every task. Don’t do anything but focusing and working on the tasks during the set period. I usually set a timer to help me be mindful of the time. I used to think it was silly to use timer while working. However, I decided to give it a try and it was actually a game changer my life. With all notifications turned off and my timer set for a period of time, I managed to finish translating a two-page document within the designated period! Before I did this, I always got distracted when a new notification or message popped up. Then I would pick up my phone and spent quite a lot of time responding to messages or scrolling down my Instagram feed 😦 The key point here is to set a limit for yourself and make sure you stick to it. No pain, no gain. 

TIps selanjutnya yang tidak kalah penting adalah jangan lupa beristirahat di sela-sela pekerjaan. Setidaknya, berdiri dari kursi dan berjalan-jalan sebentar. Entah untuk mengisi botol air yang sudah kosong di atas meja kerja, atau skadar meregangkan otot tangan dan kaki. Ini berguna untuk mengistirahatkan mata dan otak kita agar tidak kelelahan. Eh, istirahatnya cukup lima sampai sepuluh menit saja setiap jam, ya. Bagi saya, itu sudah cukup. Tentukan mana yang paling pas untuk kamu dan tubuhmu. Jangan malah keterusan atau ketiduran 😉

The next important tips is to take intermittent breaks during work. You need to get up and move around a bit. Use this break to refill your water bottle or do some stretching. This kind of break is good to refresh your eyes and brain. Remember, five to ten minutes in an hour is enough, and I works well for me. Decide what’s best for you and your body. Make sure you know when to get back to work and don’t prolong the break session (or even try to nap and wake up hours later!) if not necessary 😉

Nah, tips yang berikutnya juga penting sekali. Usahakan melihat kembali daftar tugas dan jadwal kita kembali setiap akhir minggu atau akhir bulan. Saya lebih suka melihat kembali semua pekerjaan saya setiap akhir  minggu, jadi saya bisa tahu apa saja yang berhasil dan yang tidak berhasil saya lakukan. Di minggu berikutnya, saya bisa merencanakan tugas dengan lebih baik dan dengan waktu yang lebih masuk akal. Contohnya nih, saya menetapkan waktu satu jam untuk memperbarui CV, tapi ternyata saya baru berhasil menyelesaikannya dalam dua jam. Itu karena saya menjadwalkannya terlalu dekat dengan jam makan siang, hehehe. Jadilah saya harus berhenti sebentar untuk makan siang dan baru bisa melanjutkan setelahnya. Itu cuma contoh yaa, bukan kejadian nyata 😉

My next tips is also very crucial. Try to review all tasks and the schedule you made at the end of every week or month. I prefer reviewing my schedule every weekend, so I can identify what works and what doesn’t. It will be a guidance for planning a more feasible schedule for my upcoming week and adjust it accordingly based on the weekly review. For instance, I set an hour to update my CV but it turned out that I spent two hours because I put this task too close to lunch time 🙂 I had to have my lunch break and got back to the task after lunch. Well, it was only an example 😉

Tips terakhir saya adalah untuk selalu menyelipkan waktu di jadwal sehari-hari untuk berolahraga. Olahraga membuat tubuh sehat pastinya, dan pikiran selalu jernih dan tenang karena tubuh menghasilkan endorfin dari gerakan olahraga. Kalau tubuh bugar, otak pasti siap untuk diajak bekerja dengan produktif. 

Finally, my last tips is to schedule workout in your agenda. Exercise is very important for the body and mind. Our body releases endorphin as the result of the exercise and it makes us feeling happy.  When your body is fit and healthy, your brain is ready to tackle all tasks and work productively. 

Selagi saya membahas tentang produktivitas, saya juga ingin membagikan template yang saya gunakan untuk merencanakan target tahunan saya. Sekadar info aja nih, saya sangat menyukai segala hal tentang bullet journal dan produktivitas. Sila unduh template buatan saya dengan mengeklik tautan di bawah ini ya. Semoga bermanfaat! 

Last but not least, I want to share the template that I always make for my yearly planning. FYI, I’m obsessed with bullet journaling and stuffs about productivity, and while we are on this topic, I thought it’s best to also share this here 😉 You can download the template by clicking donwload link below and use it to plan your 2019 goals. Let me know how it goes!