Kiat Mengikuti Pertemuan Virtual Secara Profesional

Selama masa bekerja dari rumah, penggunaan aplikasi dan ruang pertemuan virtual meningkat drastis. Aplikasi seperti Zoom, Skype, dan Google Hangouts menjadi andalan untuk melakukan pertemuan virtual dari mana saja.

Saya sudah terbiasa melakukan pertemuan daring karena memang bekerja di rumah sejak sembilan tahun lalu. Mulai dari berkoordinasi dengan tim pelokalan atau agensi penerjemahan, hingga wawancara kerja. Kali ini, saya ingin berbagi tips tentang mengikuti pertemuan daring secara profesional.

Perhatikan beberapa hal berikut ini ketika mengikuti pertemuan virtual.

• Periksa hal-hal teknis sebelum pertemuan dimulai, seperti koneksi internetmu, dan pastikan semua fitur audio dan video di laptop/komputer bekerja dengan baik. Misalnya, pengeras suara komputer, headphone/earphone, dan kamera. Sebaiknya lakukan tes terlebih dahulu. Bisa dengan teman, saudara, atau rekan kerja. Jadi, ketika kamu masuk di ruang pertemuan virtual, kamu sudah siap dan tidak terganggu oleh fitur-fitur yang tidak berfungsi. Hal ini juga membantu peserta yang lain agar tidak lama menunggu dan waktu tidak terbuang karena kamu yang harus memperbaiki pengaturan aplikasi atau laptopmu.
• Pastikan penampilanmu sudah rapi. Hanya karena ini pertemuan virtual yang kamu ikuti dari rumah, bukan berarti kamu bisa mengenakan daster saja dengan rambut belum disisir saat ikut pertemuan. Apalagi kalau kamu masih belum menggosok gigi, dan wajah berminyak karena belum cuci muka. Hiiiy, hahaha!😂😆 Ini sangat mengganggu ketika pertemuan mengharuskan kamu menggunakan fitur video. Sependek pengetahuan saya, hampir semua pertemuan yang sifatnya profesional mengharuskan saya setor muka alias menghidupkan kamera terlebih dulu untuk bertegur sapa dengan para peserta lain. Setelah itu, video bisa dimatikan dan dilanjutkan dengan menggunakan fitur audio saja. Yah, setidaknya kamu sudah tampak segar dan siap untuk ikut pertemuan.
• Ikuti pertemuan dari ruangan yang bebas gangguan. Hargai penyelenggara pertemuan dan rekan-rekanmu yang lain dengan menjauh dari sumber suara yang berisik dan ‘penampakan’ yang tak dikehendaki, misalnya anak-anak yang berlarian di belakangmu, asisten rumah tangga yang tiba-tiba masuk ruangan dan mengantar camilan (hehehe 😁), atau suara tukang sayur yang lewat. 😆 Gak enak banget kan kalau diskusi sedang berlangsung dengan serius, tiba-tiba ada orang lain mengganggu. Pasti fokus akan pecah, dan pertemuan bisa jadi berlangsung lebih lama.
• Senyapkan fungsi audio ketika pimpinan pertemuan sedang presentasi atau rekan lain berbicara, dan jangan sering menyela. Bertanyalah dalam sesi tanya jawab atau setelah rekan selesai bicara. Ini akan membantu pertemuan berlangsung dengan lancar dan selesai tepat waktu. Sama halnya dengan pertemuan langsung, kamu pasti tidak suka jika ada yang terlalu banyak menyela ketika kamu sedang menyampaikan pendapat, menjawab pertanyaan, atau presentasi. Tetap jaga nilai-nilai etik, ya.
• Jika bisa, gunakan earphone/headphone agar suaramu terdengar jelas dan kamu bisa fokus ke apa yang dibicarakan dan disampaikan oleh rekan lain dalam pertemuan. Terkadang pengeras suara di laptop kurang bisa menangkap dan menyampaikan audio dengan jelas. Inilah gunanya headphone/earphone.
• Bila kamu diharuskan mengaktifkan video sepanjang pertemuan, pastikan wajahmu sudah menghadap ke kamera dalam jarak normal, artinya tidak terlalu dekat hingga seluruh layar diisi dengan wajahmu saja (hahaha!) atau terlalu jauh. Usahakan kualitas video juga bagus. Kamu bisa menyiasati ini dengan duduk di depan jendela yang terbuka, sehingga cahaya matahari masuk dan membantu menerangi ruangan. Selain itu, pastikan juga latar belakangmu bersih dari gangguan. Jika bisa, kamu duduk membelakangi tembok yang polos. Saran saya sih usahakan jangan duduk di tempat tidur. Tapi, kalau memang tidak ada ruang kerja khusus, di mana pun di rumah bisa asalkan di belakangmu tidak ada barang-barang yang dapat mengalihkan perhatian peserta lain. Contohnya apa? Tumpukan cucian, deretan camilan favoritmu, atau mungkin peralatan dapur. 😆Oh, ya. Di aplikasi Zoom, ada fitur untuk mengganti latar belakangmu dengan desain atau gambar yang kamu inginkan. Kamu bisa coba fitur ini jika menggunakan Zoom untuk mengikuti pertemuan daring.

Nah, itulah beberapa kiat berdasarkan pengalaman saya mengikuti pertemuan secara daring selama ini. Apakah ada yang belum saya tuliskan? Apakah kamu punya kiat lain yang juga bermanfaat? Silakan berkomentar, ya. 😊